Kundenbriefing aufzeichnen und transkribieren

Was ohne Aufzeichnung verloren geht

Meist ist es der Kontext. Im ATS steht dann: Backend-Entwickler, Java, fünf Jahre Erfahrung. Das stimmt alles. Aber wie der Entwickler ticken muss, damit er ins Team passt, steht da nicht. Höchstens drei Adjektive. Dabei kommt es genau hier auf das an, was zwischen den Zeilen gesagt wurde.

Richtig teuer wird das bei Übergaben. In vielen Personaldienstleistungen führt der Vertrieb das Briefing und der Recruiter sucht. Inhouse ist es oft der HR-Manager und die Recruiterin. Wer übernimmt, schaut ins System und verlässt sich darauf. Was dort fehlt, fehlt dann bei der Suche.

Ein Transkript hält das ganze Gespräch fest. Eine KI kann daraus Zusammenhänge ableiten, die in drei Zeilen Notiz nie auftauchen würden. Für uns ist das der größte Unterschied überhaupt.

Wie Sie fragen, damit der Kunde Ja sagt

„Dürfen wir das aufzeichnen?“ ist zu unkonkret. Sagen Sie lieber, was genau aufgezeichnet wird und wofür. Zum Beispiel so:

Mit so einer Erklärung reagieren Kunden in aller Regel positiv. Oft kommt sogar die Gegenfrage, mit welchem Tool wir das machen. Wenn es Bedenken gibt, geht es fast immer um Datenschutz. Dann hilft es, kurz zu erklären, was mit der Aufnahme passiert.

Was rechtlich gilt

Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Ein Briefing ist nichtöffentlich. Sie brauchen also die Zustimmung aller, bevor die Aufnahme läuft. Auch von der Kollegin, die erst nach zehn Minuten dazukommt.

Dazu kommt die DSGVO. Aufnahme und Transkript enthalten personenbezogene Daten. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage (Art. 6) und müssen die Teilnehmenden informieren (Art. 13). Für das Tool brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter (Art. 28). Und legen Sie fest, wann Sie die Aufnahme wieder löschen.

Welches Tool?

Wir achten darauf, dass ein Tool für den europäischen Markt gemacht ist und die DSGVO ernst nimmt. Für Videocalls ist Sally so ein Beispiel. Für Gespräche vor Ort oder am Telefon gibt es kleine Aufnahmegeräte wie Plaud. Schauen Sie sich bei jedem Tool an, wo die Daten liegen und ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt.

Ein Trick, der unabhängig vom Tool hilft: Nennen Sie im Gespräch so wenig persönliche Daten wie möglich. Sagen Sie „Kandidat 3751“, also die Nummer aus Ihrer Datenbank, statt Namen und Adresse. Über die Nummer finden Sie später die richtige Person. Rechtlich bleiben solche Daten zwar personenbezogen, aber im Tool landet deutlich weniger.

Von Christian Czepeczauer und Tina Carolin MaterChristian rekrutiert seit über zehn Jahren, in Agenturen und Inhouse. Tina hat bei Daimler ein Controlling-Team geführt und dort Automatisierungsprojekte geleitet. Heute bringen wir beides in pycruit zusammen.

Und dann?

Mit dem Transkript fängt die eigentliche Zeitersparnis erst an.